Règlement ICeLAN

Résumé

• Sois respectueux·euse des gens, du matériel et des lieux.
• S'il y a un problème, on se réserve le droit de t'exclure de l'événement si nécessaire, sans remboursement.

Préambule

• Ce règlement s'applique à toute personne participant ou organisant ICeLAN.
• L'organisation se réserve le droit d'exclure temporairement ou définitivement toute personne dont le comportement enfreint le présent règlement, perturbe le bon déroulement de l'événement ou compromet la sécurité des participant·e·s, du staff ou du matériel.
• En cas d'exclusion justifiée par un manquement du participant ou de la participante au présent règlement, aucun remboursement de l'inscription ne sera accordé.
• En cas de non-respect de la demande de quitter l'événement, les forces de sécurité de l'EPFL pourront être contactées.
• Toute personne qui, par un comportement fautif, cause un dommage matériel ou engendre des frais supplémentaires pour l'organisation pourra être tenue de les indemniser, conformément aux dispositions légales applicables.

Lois en vigueur

• Les règles de l'EPFL.
• Les lois en vigueur dans le canton de Vaud et en Suisse.

Inscriptions

• L'inscription est à payer avant l'événement. En cas de défaut de paiement, l'organisation se réserve le droit de refuser l'inscription.
• Toute annulation doit être adressée par courriel à l'organisation au plus tard 24 heures avant le début de l'événement. Le remboursement de l'inscription ne sera pas possible passé ce délai.
• Le paiement de toute inscription, même en cas d'absence, reste dû, sauf en cas d'annulation adressée par courriel.
• L'organisation ne paye pas l'inscription, et peut profiter de l'intégralité de l'événement, sauf des tournois. La priorité est cependant donnée aux participant·e·s. Des exceptions seront réalisées s'il manque des gens pour compléter une équipe lors d'un tournoi.
• Les visiteur·e·s ne payent pas l'inscription, et peuvent profiter des animations. La priorité est cependant donnée aux participant·e·s.

Comportement sur place

• De manière générale, il est attendu des participant·e·s un comportement décent. Cela implique de porter une tenue habillée (pas en maillot de bain, pas en sous-vêtements, torse nu, ...), de respecter les autres participant·e·s, de respecter les staffs, de respecter le matériel, et de respecter les lieux.
• Tout comportement indécent, notamment insultes, racisme, homophobie, transphobie, diffamation, ou tout autre comportement interdit par la loi ou autant strictement négatif, est interdit.
• Il est strictement interdit de manger ou de boire en dehors du Hall principal et de la Zone Chill. Particulièrement, il est strictement interdit de manger ou de boire près des équipements et du matériel de l'événement.
• Il est strictement interdit de fumer ou de vapoter à l'intérieur des bâtiments. Particulièrement, la consommation de drogues est interdite au sein de l'événement.
• Toute personne jugée inapte à participer à l'événement dû à une intoxication (alcool, drogue, ...) sera invitée à quitter les lieux.
• Nous vous invitons à jeter vos déchets dans les nombreuses poubelles disponibles sur place, et à ne pas les laisser traîner partout.
• Toute forme de promotion non autorisée par l'organisation est strictement interdite. Venez nous demander avant.
• Les mineur·e·s de moins de seize ans ne sont pas autorisé·e·s à participer à l'événement, ceux·celles de plus de seize ans sont autorisé·e·s à l'événement sur autorisation parentale écrite et envoyée à l'organisation avant le week-end de l'événement.
• Merci de correctement indiquer vos allergies dans le formulaire.
• La tricherie est interdite sous toute forme qu'il soit.

Matériel et réseau

• Nous invitons les participant·e·s à venir à l'événement avec leur propre matériel, par exemple :
  • Ordinateur personnel complet (laptop ou tour, écran, clavier, souris + tous les câbles)
  • Câble Ethernet
  • Casque audio
• La totalité de votre matériel devra pouvoir tenir à l'intérieur de l'espace attribué par place. Il n'est pas autorisé de dépasser de son espace attribué, sauf arrangement à l'amiable avec vos voisin·e·s.
• L'utilisation d'enceintes est interdite ; les participant·e·s sont invité·e·s à utiliser un casque ou des écouteurs.
• Il est interdit de ramener son propre mobilier à l'événement (e.g., chaise, table). Il est possible de demander des exceptions par courriel auprès de l'organisation, au plus tard 24 heures avant le début de l'événement.
• Le matériel apporté par vos soins reste sous votre responsabilité tout le long de l'événement.
• En cas d'abus d'utilisation du réseau, l'organisation se réserve le droit d'en couper l'accès. Cela implique notamment : téléchargements lourds, illégaux, ou spam, utilisation du réseau à des fins illégales, abus. Les règles de l'EPFL et les lois s'appliquent.
• Toute manipulation sur le réseau électrique ou informatique est strictement interdite.
• Les participant·e·s se doivent de posséder les droits et licences des logiciels, des jeux, et de tout matériel utilisé par leurs soins.

Divers

• L'organisation se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de modifier l'événement lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient, notamment en cas de force majeure, de décision des autorités compétentes ou de l'EPFL, de problème de sécurité ou d'impossibilité matérielle ou légale d'organiser l'événement.
• En cas d'annulation complète de l'événement, les participant·e·s seront remboursé·e·s de leur inscription, sous réserve des dispositions légales applicables.
• Tout matériel en verre est strictement interdit au sein de l'événement.
• Les animaux sont interdits au sein des salles.
• Les potentiels prix doivent être récupérés au moment de leur distribution. En cas d'absence d'un·e gagnant·e lors de la distribution, les potentiels prix seront redistribués à d'autres personnes.
• Les visiteur·e·s ne sont pas autorisé·e·s sur le site entre 22h et 7h.

Non-responsabilité

• Chaque participant·e reste responsable de ses effets personnels et du matériel qu'il ou elle apporte à l'événement. L'organisation recommande de ne pas laisser ses affaires sans surveillance.
• L'organisation ne saurait être tenue responsable des vols, pertes ou dommages causés par des tiers ou résultant du comportement des participant·e·s, sauf lorsque sa responsabilité est engagée conformément aux dispositions légales applicables.
• Toute dégradation du matériel appartenant à l'événement pourra être mise à la charge de la personne responsable.
• L'organisation ne peut être tenue responsable des comportements individuels des participant·e·s qui ne lui sont pas imputables.

Droit à l'image

Dans le cadre des activités de Game*, les participant·e·s pourront être photographié·e·s, filmé·e·s, ou faire l'objet d'un enregistrement audio ou d'une captation numérique. Ces médias seront utilisés principalement à des fins promotionnelles.

Par ma présence à l'événement, j'autorise Game*, les services de l'EPFL, et toute autre entité concernée par l'événement à utiliser, reproduire et diffuser à titre gratuit mon image et ma prestation - vidéo, photo, enregistrement audio et/ou captation numérique - enregistrées lors de l'événement, peu importe le support. Les images pourront être exploitées, utilisées et diffusées directement par Game* sous toute forme et tous supports connus et inconnus à ce jour, pour un territoire illimité, sans limitation de durée, intégralement ou par extraits et notamment : presse, livre, supports d'enregistrement numérique, exposition, publicité, projection publique, concours, site internet, réseaux sociaux.

Mon image et voix ne pourront pas être utilisées par des membres de Game* ou de l'EPFL à titre personnel pour des activités non associatives ou non académiques. Game* s'interdit expressément de procéder à une exploitation des photographies susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation, et d'utiliser les photographies, vidéos, enregistrements audio ou captations numériques de la présente, dans tout support ou toute exploitation préjudiciable.

Par ma présence à l'événement, je me reconnais être entièrement rempli·e de mes droits et je ne pourrai prétendre à aucune rémunération pour l'exploitation des droits vis à vis des présentes. Je garantis que je ne suis pas lié·e par un contrat exclusif relatif à l'utilisation de mon image ou de mon nom. Pour tout litige né de l'interprétation ou de l'exécution des présentes, il est fait attribution expresse de juridiction aux tribunaux du canton de Vaud.